Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do ewidencjonowania wykonywanych operacji gospodarczych. Niektórzy przedsiębiorcy, których wskazuje ustawa o rachunkowości zobowiązani są do prowadzenia ksiąg rachunkowych w ramach księgowości pełnej.

Większość przedsiębiorców zobowiązanych do prowadzenia księgowości pełnej korzysta z usług księgowych. Księgowi mają obowiązek prowadzić księgi handlowe na podstawie dowodów księgowych zgodnie z ustawą w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i bieżący.

Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązani są przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, jawne i partnerskie, których przychody nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro.

KPiR powinien zostać założony na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej bądź na 1. stycznia danego roku kalendarzowego. O założeniu księgi należy poinformować naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika ze względu na miejsce jego zamieszkania.