Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązani są przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, jawne i partnerskie, których przychody nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro.

KPiR powinien zostać założony na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej bądź na 1. stycznia danego roku kalendarzowego. O założeniu księgi należy poinformować naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika ze względu na miejsce jego zamieszkania.

Prowadzenie KPiR ma na celu ewidencjonować osiągane przychody oraz rozchody firmy. Podatnik musi zapisać dokonaną sprzedaż oraz koszty, które poniósł w celu jej uzyskania. Na podstawie tych informacji wylicza się zobowiązania podatkowe z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Za pomocą księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorca zatem rozlicza się z urzędem skarbowym. Na jej podstawie jest jednak w stanie określić także efektywność swojej działalności oraz podsumować pracę wykonaną przez cały rok.